No se puede negar la velocidad desmesurada en la que está evolucionando la tecnología aplicando Marketing Digital, la cual busca simplificar las tareas de los trabajadores y, en consecuencia, termina beneficiando a múltiples empresas. Prueba de ello sería el considerable aumento de empresas que contratan los servicios de los asistentes virtuales para ejecutar funciones poco productivas. Y, de esa manera, aumentan la productividad al destinar sus recursos humanos a la realización de tareas más rentables y que aportan mayores beneficios económicos.
Como puedes suponer, este puesto ha sufrido muchas transformaciones y modificaciones hasta tener lo que hoy en día se conoce como un asistente virtual. Sin embargo, en este artículo de GEN DIGITAL, Agencia de Marketing Digital, deseamos explicarte que, independientemente del tamaño de tu empresa y/o emprendimiento, por qué es interesante incluir a un asistente virtual en tu negocio, en qué te puede ayudar, entre otras preguntas relevantes. Así que, sin más que decir, ¡Comenzamos!
Marketing Digital: ¿Qué es un asistente virtual?
«Los asistentes virtuales son contratistas independientes que (desde una ubicación remota, generalmente su hogar u oficina) dan soporte a múltiples clientes en una variedad de industrias al proporcionar servicios administrativos, creativos y técnicos», detalla la definición de la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales (IVAA).
En otros términos, son los encargados en brindar apoyo a los clientes sobre consultas administrativas y/o técnicas realizadas vía telefónica o a través de un Chatbot. Asimismo, no necesariamente tienen que ser personas físicas, sino que también pueden ser robots con inteligencia artificial (IA) competentes para cumplir funciones de manera automatizada; ofreciendo el mismo servicio y calidad que el personal humano.
En el caso de que las funciones del asistente sean realizadas por una persona física, normalmente se trata de una persona externa a la empresa, la cual ha sido contratada para desempeñar ciertas funciones administrativas como si fuera uno(a) más de la empresa. Y, si los asistentes virtuales son robots, gracias a su IA, pueden ser configurados y programados para responder las consultas de los clientes como si de un humano se tratase. Esto último lo realizan gracias a su reconocimiento de voz y a su capacidad de realizar transcripciones bidireccionales. A continuación, encontrarás funcionalidades provechosas para tu empresa y/o emprendimiento.
Marketing Digital: ¿Cómo puede ayudarte un asistente virtual en tu negocio?
Después de tener una idea más clara sobre lo que es un asistente virtual, probablemente creas que se trata de un servicio costoso. Pues, tres palabras, ¡nada que ver!
Piensa que un asistente virtual es una herramienta que, al igual que el resto de las que ya dispones, puede ser personalizable y adaptable a tu modelo de negocio. Por ende, el precio variará en función de cuántos «extras» quieras añadir al servicio base.
Dejando a un lado el tema económico, vamos a ver lo verdaderamente primordial, a saber, cómo un asistente virtual te puede ayudar a mejorar económicamente tu empresa y/o emprendimiento.
En primer lugar, lo más importante es: ahorro de tiempo y dinero. Tanto si se trata de un robot como de una persona externa, no tendrás que pagar ni impuestos, ni seguros, ni formación, ni disponer de un espacio físico en la oficina con equipos, entre otros. Únicamente tendrás que pagar por la herramienta –robot o personal humano-.
Adicionalmente, se mejora la imagen de la empresa frente a tus clientes y te puede ayudar con la realización de veintitrés tareas – sí, las contamos-, estas son:
- Gestiones administrativas
- Soporte técnico
- Gestión de cita previa
- Ofrecer información en tiempo real
- Realización de gestiones de contabilidad y facturación
- Organización de agendas (eventos, recordatorios, entre otros)
- Gestión de las redes sociales, proyectos de publicidad y marketing, correos (CRM, Gmail, entre otros)
- Ofrecer soporte ininterrumpido en las conferencias.
- Crear páginas web.
- Proporcionar asistencia telefónica y online 7/24 horas.
- Creación y gestión de bases de datos.
- Realización de traducciones bilaterales de voz a texto y viceversa.
- Investigación y búsqueda de datos en internet.
- Reducción del número de llamadas perdidas.
- Realización de aperturas de tickets de incidencias.
- Gestión de los horarios de los trabajadores.
- Distribución de las llamadas de manera inteligente.
- Realización de informes.
- Gestión de los suministros.
- Adquisición de productos online.
- Realización de reservas (restaurantes, hoteles, viajes, entre otros).
- Control de cobros y reclamación de los impagos.
- Comunicación a través de todos los canales existentes (WhatsApp, email, teléfono, SMS, entre otros).
¿Cómo conectar tu asistente virtual con tu CRM o ERP?
Para proveer un buen servicio y crear una experiencia positiva para los clientes, los asistentes virtuales se conectan al CRM y/o ERP de la empresa a través del servicio bien.
Ahora bien, ¿qué es eso de servicio web? Se trata de un sistema de comunicación entre dos aparatos eléctricos conectados a una red mediante la utilización de protocolos y estándares para intercambiar datos entre las aplicaciones o sistemas. Y, ¿cómo se realiza la conexión? ¡Sencillo! El proceso en sí está automatizado, por lo que los datos se actualizarán automáticamente para que la información proporcionada a los clientes sea real e ininterrumpida.
El servicio web permite conectar el CRM y/o el ERP de la empresa con el asistente virtual mediante unos protocolos estandarizados. Esta conexión le permite al asesor telefónico acceder a la información actualizada de las bases de datos de los clientes. Además, le permitirá acceder a la agenda del CRM para gestionar las citas -creación, modificación y anulación-, crear recordatorios de eventos importantes a realizar, programarse proyectos, entre otros.
Conclusiones de una Agencia de Marketing Digital
GEN DIGITAL, Agencia de Marketing Digital, ha explicado en grandes pinceladas los beneficios de incluir un asistente virtual en tu negocio. Sin embargo, si todavía no estás del todo convencido, ¡no te preocupes!, te daremos seis razones adicionales por las que un asistente virtual hará más rentable tu empresa, estas son:
- Descarga al personal al ejecutar sus tareas menos productivas y les permite dedicar su jornada laboral a la realización de tareas que aumentan los ingresos de la empresa.
- El horario de trabajo es fijado por ti y no tiene por qué comprender una jornada de forma continua. Además, solo pagas por el tiempo que trabaja en sus tareas o proyectos.
- Permite que las empresas crezcan sin aumentar el estrés de los trabajadores, ya que el exceso de trabajo puede ser cubierto perfectamente por el asistente virtual. La única medida que tendrías que tomar es ampliar el número de horas de trabajo.
- Aumenta la productividad sin agotar a tus empleados, debido a que el asistente es capaz de realizar todos los procesos desde el principio. De esa manera, el cumplimiento de las tareas serán más eficientes y se aumentará la productividad.
- Si el asistente virtual es un robot – Ahorro en costes de personal. Esto supone ahorro en costes de formación, de seguridad social, nómina, entre otros. Sin olvidar que te ahorras en buscar personal cualificado capaz de realizar las tareas que quieres delegar.
- Si el asistente virtual es un robot – Configuración según las necesidades de tu empresa. De este modo, el asistente ejecutará las tareas correctamente y se centrará en conseguir los objetivos que tienen planteados. Es muy flexible con respecto a la cantidad de trabajo a realizar, así como las horas y días a trabajar.
